In deze privacyverklaring wordt informatie gegeven over welke gegevens verzameld worden en hoe hiermee omgegaan wordt.
Lokaal bestuur Herne houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), elders ook GDPR genoemd.
Dit betekent dat wij:
- Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
- Verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om je uitdrukkelijke toestemming wanneer deze nodig is;
- Passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beveiligen;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- De rechten omtrent persoonsgegevens respecteren.
Bij vragen over deze privacyverklaring kan steeds contact opgenomen via onderstaande contactgegevens:
Lokaal bestuur Herne
Centrum 17
1540 Herne
dpo@herne.be
02 397 11 50
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Persoonsgegevens worden door Lokaal bestuur Herne verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- om de gevraagde dienstverlening te kunnen verstrekken
- om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Lokaal bestuur Herne
- het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. Deze toestemming kan te allen tijde terug ingetrokken worden
- het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
Welke gegevens verwerken wij?
Burgerzaken
Dit omvat onder andere het verwerken van geboortes, overlijdens, huwelijken, echtscheidingen, de aanvraag van identiteitskaarten, aanvraag pensioenen, laatste wilsbeschikking, wettelijke samenwoningen, verstrekken van rijbewijzen, verplichte inentingen, opmaak en verwerking van kiezerslijsten, aanvraag tot euthanasie, laatste wilsbeschikking, afleveren internationale paspoorten, erkenning van een ongeboren kind…
Voor deze taken worden volgende persoonsgegevens verwerkt:
- persoonlijke identificatiegegevens: adres, naam, voornaam, rijksregisternummer, kaartnummer identiteitskaart, e-mailadres, telefoonnummer, kentekenplaat, geslacht. Verkregen via het rijksregister of van de burger zelf.
- medische gegevens: voor het verwerken van het attest voor verplichte inentingen, voor de registratie van orgaandonoren, voor de aanvraag tot euthanasie, voor de erkenning van ongeboren kinderen, deze gegevens worden verstrekt door de burger zelf.
- financiële gegevens: voor betalingen/stortingen
- samenstelling van het gezin
- opleiding en vorming
- beroep en betrekking
- gerechtelijke gegevens: bijvoorbeeld bij aanvraag uittreksel uit het strafregister
Politieke organen
Dit omvat het organiseren van verkiezingen, gemeenteraden, adviesraden, werkgroepen…
- persoonlijke identificatiegegevens: adres, naam, voornaam, rijksregisternummer, kaartnummer identiteitskaart, e-mailadres, telefoonnummer, verkregen via het rijksregister of van de burger zelf
- gegevens met betrekking tot politieke opvattingen
Natuur en milieubeheer
Dit omvat het opzetten van jaarlijkse zwerfvuilacties, sanering van bodemverontreiniging, tweejaarlijkse kippenactie, milieuklachten, milieusubsidies, landbouwsubsidies, uitbaten recyclagepark, …
Voor deze taken worden volgende persoonsgegevens verwerkt:
- persoonlijke identificatiegegevens: adres, naam, voornaam, rijksregisternummer, e-mailadres, telefoonnummer, verkregen via het rijksregister of via de burger zelf
- financiële gegevens: voor betalingen/stortingen
Omgeving/wonen en bouwen
Dit omvat het aanmaken van RUP’s, het bijhouden van een leegstandslijst, het maken van een thermografische luchtfoto, opmaken en bewaren van stedenbouwkundige inlichtingen, begeleiden en ontwikkelen infrastructuurprojecten, begeleiden en ontwikkelen infrastructuurwerken, opstellen mobiliteitsplan, …
- persoonlijke identificatiegegevens: adres, naam, voornaam, rijksregisternummer, e-mailadres, telefoonnummer, verkregen via het rijksregister of via de burger zelf
- woningkenmerken zoals de kwaliteit van de woning, isolatie, deze info wordt verkregen via de burger zelf, de thermografische foto of door een onderzoek vanuit het Lokaal bestuur Herne
Cultuur en vrije tijd
Organisatie van allerlei activiteiten, organisatie gemeentelijke uitleendienst, lidmaatschap openbare bibliotheek, …
- persoonlijke identificatiegegevens: adres, naam, voornaam, rijksregisternummer, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht, verkregen via de burger zelf
- beeldopnames: foto’s en filmpjes tijdens evenementen of activiteiten
- financiële gegevens: voor betalingen/stortingen in het kader van activiteiten of het uitlenen van boeken
- medische gegevens: allergieën, bestaande lichamelijk of psychologische aandoeningen, lijst met noodzakelijke medicatie bij bijvoorbeeld het deelnemen aan een sportkamp
- vrijetijdsbesteding en interesses: wordt verkregen via de burger zelf
- consumptiegewoontes: welke boeken worden uitgeleend, in welke activiteiten is er interesse, wordt verkregen via burger zelf
Financiële aangelegenheden
Versturen belastingkohieren en innen van belastingen, uitkeren van subsidies
- persoonlijke identificatiegegevens: adres, naam, voornaam, rijksregisternummer, e-mailadres, telefoonnumme, verkregen via het rijksregister
- financiële gegevens: innen belastingen/stortingen
Veiligheid en verkeer
Uitwerken verschillende noodplannen en contacteren inwoners in risicogebieden bij wateroverlast
- persoonlijke identificatiegegevens: adres, naam, voornaam, rijksregisternummer, e-mailadres, telefoonnummer, verkregen via het rijksregister of via het individu zelf
Personeelsadministratie
Dit omvat uitbetaling van de lonen, administratie in verband met extralegale voordelen, verzekeringen voor het personeel, …
- persoonlijke identificatiegegevens: adres, naam, voornaam, rijksregisternummer, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht, verkregen via de werknemer zelf
- beeldopnames: foto’s en filmpjes tijdens evenementen of activiteiten
- financiële gegevens: voor uitbetalen loon en eventuele andere financiële voordelen
- medische gegevens: in geval van ziekte
Met wie worden de gegevens gedeeld?
Persoonsgegevens die de Lokaal bestuur Herne verwerkt, worden enkel gedeeld met derden indien dit noodzakelijk is voor het verstrekken van de dienst waarvoor zij ingezameld werden of indien er een wettelijke basis of verplichting voor geldt. Concreet worden de gegevens enkel gedeeld met volgende categorieën ontvangers:
- verwerkers die instaan voor de ICT-infrastructuur
- andere overheidsdiensten waarbij de doorgifte van de gegevens wettelijk noodzakelijk is (bijvoorbeeld de FOD Volksgezondheid, FOD Binnenlandse zaken)
- andere overkoepelende organisaties zoals intercommunales waaraan een (deel) van de verwerkingen uitbesteed zijn
- bedrijven waarop wij ons beroep voor administratieve doeleinden in kader van de dienstverlening
- bedrijven waarop wij ons beroepen voor veiligheidsdoeleinden in kader van de dienstverlening
- bedrijven waarop wij ons beroepen voor logistieke doeleinden in kader van de dienstverlening
Op welke grondslag verwerken wij deze gegevens?
We verwerken gegevens op basis van de volgende verwerkingsgronden:
- noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust
- toestemming van de betrokkene voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden, bijvoorbeeld het versturen van nieuwsbrieven
- noodzaak voor de vervulling van een taak van algemeen belang
Openbaarheid
Via de wetgeving openbaarheid van bestuur kunnen derden een verzoek om informatie bij ons indienen. Daarbij worden je gegevens in principe niet vrijgegeven. In elk geval gaat hier altijd een toetsing aan de privacywetgeving aan vooraf.
Bewaartermijn
Lokaal bestuur Herne bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet vereist is.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen.
Je rechten omtrent jouw gegevens
Je hebt de volgende rechten volgens de privacywetgeving:
- Recht of informatie en inzage: je mag weten of we gegevens van je hebben, welke dit zin, op welke manier deze worden gebruikt en je kunt hierover verdere toelichting krijgen.
- Recht op correctie: als je gegevens niet kloppen, mag je ons vragen om deze te verbeteren
- Recht op bezwaar: je mag bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens
- Recht om vergeten te worden: je mag ons in principe vragen jouw gegevens te verwijderen, maar als overheid mogen wij hier om wettelijke redenen in de meeste gevallen geen gevolg aan geven
Gelieve dit formulier in te vullen en op te sturen naar het Lokaal bestuur indien je wenst gebruik te maken van één of meerdere van je rechten volgens de privacywetgeving.
Zolang aan één van bovenstaande rechten niet voldaan werd, mag je ons vragen je gegevens niet meer te gebruiken.
Je kan je rechten uitoefenen door een verzoek aan ons te richten. Voor onze contactgegevens, zie bovenaan deze privacyverklaring. Je zal dan steeds je identiteit moeten aantonen door een recto verso kopie of scan van je elektronische identiteitskaart aan te hechten. Wij laten binnen één maand weten wat er met je verzoek zal gebeuren. Als we niet aan je rechten kunnen voldoen, dan zullen wij dit motiveren.
Nieuwsbrieven
Wij sturen verschillende soorten nieuwsbrieven vanuit onze diensten. Je ontvangt deze als je hierop intekende of gekend bent als klant van één van onze diensten. Wens je een bepaalde soort nieuwsbrief niet meer te ontvangen, dan kan je jezelf uitschrijven.
Beeldmateriaal
Bij de activiteiten die door ons worden ingericht, kunnen er foto’s en sfeerbeelden worden gemaakt. Ben je op een dergelijke foto, dan mag je ons vragen om deze te verwijderen of jezelf onherkenbaar te laten maken. Wij zullen hiervoor het nodige doen.
Bij het maken en publiceren van gericht beeldmateriaal wordt er vooraf om je toestemming gevraagd.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Als het Lokaal bestuur Herne geen gehoor geeft aan je klacht binnen de 30 dagen nadat de klacht ontvangen werd, kan de klacht ingediend worden bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Archivering
Er kan een verdere verwerking gebeuren met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Dit wordt niet beschouwd als onverenigbaar met de aanvankelijke doeleinden. In dit kader mogen persoonsgegevens langer bewaard worden.
Wijziging privacyverklaring
Lokaal bestuur Herne kan zijn privacyverklaring wijzigen. De wetgeving is in volle ontwikkeling waardoor deze een impact kan hebben op deze privacyverklaring. De laatste wijziging gebeurde op 5 januari 2021.
Contactinformatie GBA
De Gegevensbeschermingsautoriteit is de toezichthoudende autoriteit in België op gebied van privacybescherming. Meer info vind je op: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger