Vacature intergemeentelijke archivaris

Projectvereniging Cultuurregio Pajottenland & Zennevallei

Ben je gebeten door archiefwerk? Wil je lokale besturen ondersteunen om hun documentbeheer in orde te houden? Heb je een hart voor erfgoed? Dan is deze vacature misschien iets voor jou. De gemeenten Bever, Galmaarden, Gooik, Herne, Lennik, Pepingen en Roosdaal willen in de toekomst samenwerken rond het beheer van hun gemeentelijke archieven. Voor deze boeiende functie werft de Cultuurregio Pajottenland & Zennevallei een intergemeentelijke archivaris (A1-A3) aan. Deze man of vrouw zal in een beurtrolsysteem werkzaam zijn in één van de deelnemende gemeenten.

Taken

Je zal onder meer volgende taken opnemen:

• Op basis van het gevoerde vooronderzoek per gemeente een plan van aanpak opstellen en implementeren dat ingaat op lokale noden en vragen;

• Organiseren van een procesbeheersysteem op maat van de gemeentes waarin interne processen, procedures en verantwoordelijkheden m.b.t. archief- en documentbeheer afgebakend worden;

• Begeleiden en coachen van diensten ter plaatse, door middel van:
o Coachings- en informatiemomenten voor medewerkers en diensten op gebied van archivering, informatiebeheer, etc.
o hands-on begeleiding van diensten en verantwoordelijke personeelsleden ter plaatse

• Organiseren van de lokale archieven, met hulp van de besturen, waaronder:
o Zorgen voor een goed, geordend en toegankelijk archief
o Overzicht over het proces van creatie tot bewaring of vernietiging;
• Via netwerking bestaande expertise binnenbrengen en delen (overleg gemeentesecretarissen, archivarissenoverleg, samenwerking met andere diensten Cultuurregio (Erfgoedcel en IOED), Provincie Vlaams-Brabant, VERA,…) , etc.)
• Communiceren over de vooruitgang van de werking, zowel naar interne stakeholders (lokale ambtenaren en besturen) als externe stakeholders (regionaal geïnteresseerd publiek)
• Uitbouwen van een erfgoedreflex vanuit de gemeentelijke archiefwerking door o.a. , erfgoedstukken in het archief een duidelijke plaats te geven, ze te helpen bewaren, etc.
Deze taken worden uitgevoerd in nauw overleg met de zeven gemeentes en met de andere medewerkers van de Cultuurregio (Erfgoedcel en IOED).

Aanwervingsvoorwaarden

• Je bent minstens in het bezit van een masterdiploma
• Je voldoet aan de algemene toelatings-en aanwervingsvoorwaarden
• Je slaagt in een selectieprocedure
• Je hebt aantoonbare ervaring met en kennis in de archivistiek
• Kennis van en ervaring met cultureel erfgoed, erfgoedbehoud- en beheer zijn pluspunten

• Je beschikt over volgende competenties:
o Initiatief nemen: je bent proactief, doet voorstellen tot verbetering en neemt spontaan de verantwoordelijkheid.
o Plannen: je kan een accuraat actieplan opmaken en dit binnen de tijdspanne op een efficiënte wijze afwerken
o Zelforganisatie: je organiseert je werk in functie van prioriteiten, procedures en de situatie.
o Samenwerken: je zorgt ervoor dat de doelstellingen samen bereikt worden
o Klantgerichtheid: je biedt oplossingen aan op maat van je klanten, komt afspraken na en onderhoudt en bouwt duurzame relaties op
o Coachen: je begeleidt de medewerkers bij de lokale besturen vertrekkend van hun professionele noden bij de ontwikkeling van hun potentieel en know-how.
o Faciliteren: Je komt doordacht tussen in het proces en de dynamiek, zodat de doelstellingen effectiever en efficiënter bereikt worden.

Selectieprocedure

Wanneer er meer dan 15 kandidaten zijn die aan de gevraagde voorwaarden beantwoorden, zal er een voorafgaande preselectie worden gehouden op basis van de gevraagde ervaring.
De eerste vijf kandidaten die geslaagd zijn voor de schriftelijke proef (op 60 punten, min. 30/60 te behalen), worden opgeroepen voor de mondelinge proef. De beste kandidaat uit deze mondelinge proef wordt uitgenodigd voor het assessment.

Data
• Deadline inschrijven: 6 maart 2018
• Preselectie: week van 7 maart 2018
• Schriftelijke proef: 13 maart 2018
• Mondelinge proef: 21 maart 2018
• Assessment: 22 maart 2018

Interesse?
Geïnteresseerden stellen hun kandidatuur uiterlijk op 6 maart 2018 via e-mail aan info@erfgoedcelpz.be

Uw kandidatuur omvat:
• het sollicitatieformulier, volledig ingevuld en ondertekend;
• motivatiebrief en CV als aanvulling op vragenlijst
• een afschrift van het gevraagde diploma en eventueel andere relevante diploma’s
• een uittreksel uit het strafregister (model 1) dat niet ouder mag zijn dan drie maanden op het moment van de indiening van je kandidatuur; wanneer er ongunstige vermeldingen op voorkomen, mag je een schriftelijke toelichting voorleggen.
Bijkomende info
Alle info vind je op de website van de Cultuurregio: www.erfgoedcelpz.be Voor bijkomende inhoudelijke vragen kan je contact opnemen met Koen Demarsin Coördinator Cultuurregio Pajottenland & Zennevallei op het nummer 0498/922.844 of via e-mail: koen@erfgoedcelpz.be

Het inschrijvingsformulier vindt u hier.